Isabel Manglano Díe
Secretaria de los Servicios Comunes del Decanato de los Juzgados de Valencia

Valencia, 23 de Octubre de 2004

I. INTRODUCCIÓN

Sin remontarnos más allá de nuestra Constitución española del año 1978, encontramos en el artículo 9 del texto legal la imposición a todos los ciudadanos de la obligación de cumplir las normas jurídicas que conforman el ordenamiento jurídico español, estableciendo que “los ciudadanos y los poderes públicos están sujetos a la Constitución y al resto del ordenamiento jurídico”. El incumplimiento del mismo nos lleva a que la resolución de los conflictos entre particulares o la transgresión de las normas jurídicas sea encomendada a unos órganos específicos, los tribunales de justicia, cuya misión es precisamente velar por el cumplimiento de la ley. Pero no solo ello, dado que también se encomienda a los tribunales, en un Estado de Derecho como es el nuestro, la función de asegurar el libre ejercicio de los derechos fundamentales y las libertades públicas, función que aumenta en proporción a la actividad legislativa del Estado, lo que explica el alcance del poder que actualmente tiene la actividad jurisdiccional en España.

La jurisdicción, es decir, la función que desarrollan los juzgados y tribunales integrantes del poder judicial, consiste por tanto en la actividad que desarrollen los jueces y magistrados en el ejercicio de la potestad que constitucionalmente tienen reconocida y que encontramos plasmada en la Constitución española en su artículo 117, que establece lo siguiente:

“1. La justicia emana del pueblo y se administra en nombre del Rey por Jueces y Magistrados integrantes del poder judicial, independientes, inamovibles, responsables y sometidos únicamente al imperio de la ley.

2. Los Jueces y Magistrados no podrán ser separados, suspendidos, trasladados ni jubilados, sino por alguna de las causas y con las garantías previstas en la ley.

3. El ejercicio de la potestad jurisdiccional en todo tipo de procesos, juzgando y haciendo ejecutar lo juzgado, corresponde exclusivamente a los Juzgados y Tribunales determinados por las leyes, según las normas de competencia y procedimiento que las mismas establezcan.

4. Los Juzgados y Tribunales no ejercerán más función que las señaladas en el apartado anterior y las que expresamente les sean atribuidas en garantía de cualquier derecho.

5. El principio de unidad jurisdiccional es la base de la organización y funcionamiento de los Tribunales. La ley regulará el ejercicio de la jurisdicción militar en el ámbito estrictamente castrense y en los supuestos de estado de sitio, de acuerdo con los principios de la Constitución.

6. Se prohíben los Tribunales de excepción”.

La regulación de la constitución, funcionamiento y gobierno de los Juzgados y Tribunales, se encomienda a la ley orgánica del poder judicial (artículo 122.1 de la Constitución española), que llevó a la Ley Orgánica del Poder Judicial de 1 de Julio de 1985 (en adelante LOPJ), y que supuso el pilar fundamental de la reforma de la Administración de Justicia que exigía la sociedad española y su nueva configuración democrática, y que tras varios hitos legislativos y acuerdos parlamentarios ha llevado a la actual Ley Orgánica 19/2003, surgida en virtud del Pacto de Estado para la Reforma de la Justicia, suscrito por los principales partidos políticos de nuestro país el 28 de mayo de 2001, sobre la que se basa el nuevo diseño de la Oficina judicial, cuyo proyecto elaborado por el Ministerio de Justicia, servirá para ser consensuado en la Conferencia Sectorial de la Administración de Justicia, compuesta por todas las instituciones y asociaciones que participan y tienen competencias en materia de Justicia, el Consejo General del Poder Judicial, el Ministerio de Justicia, las Comunidades Autónomas que tengan asumidas competencias en la materia, y las Asociaciones profesionales y Sindicatos más representativos de las personas que trabajan en los Juzgados y Tribunales.

II. REFERENCIA BÁSICA DE LA ORGANIZACIÓN JUDICIAL ESPAÑOLA ACTUAL

La organización judicial española queda configurada en la actualidad de la siguiente manera:

1. Los Juzgados y Tribunales, que se encuentran estructurados de manera piramidal, por lo que cabe hablar de unos órganos inferiores, que conocen en primera instancia, y unos órganos superiores, que tienen atribuida la función de revisar las decisiones de los inferiores, esto es, como órganos de apelación o de casación.

Tribunal Supremo

Audiencia Nacional

Juzgados Centrales de Instrucción, Juzgados Centrales de lo Penal, Juzgados Centrales de lo Contencioso-administrativo, Juzgados Centrales de Menores y Juzgados Centrales de Vigilancia penitenciaria.

Tribunales Superiores de Justicia de las Comunidades Autónomas

Audiencias Provinciales

Juzgados de Primera Instancia e Instrucción, Juzgados de lo Mercantil, Juzgados de lo Penal, Juzgados de lo Contencioso Administrativo, Juzgados de lo Social, Juzgados de Menores y Juzgados de Vigilancia Penitenciaria

Juzgados de Paz

2. Los órdenes jurisdiccionales, que busca la especialización de los tribunales que integran cada orden, de tal manera que los asuntos se tramiten de manera más rápida y eficaz y que la cuestión controvertida recaiga siempre en aquel órgano que esté en mejores condiciones para resolverla. En España existen cuatro órdenes jurisdiccionales:

a) Civil, que además de las materias propias de su orden, tiene carácter residual, teniendo asignado este orden aquellos asuntos que no estén reservados a otros órdenes jurisdiccionales.

b) Penal, atribuyéndose a este orden el conocimiento de las causas y juicios criminales, con excepción de los que corresponda a la jurisdicción militar.

c) Contencioso-administrativo, relativo a las reclamaciones en relación con la responsabilidad patrimonial de la Administración pública y con la actuación de las Administraciones públicas sujeta al Derecho administrativo.

d) Social, respecto a las reclamaciones que surjan de los conflictos tanto individuales como colectivos entre trabajadores y empresarios, así como las reclamaciones en materia de Seguridad Social o contra el Estado, cuando se le atribuya responsabilidad por la legislación laboral.

Existen, no obstante, juzgados y tribunales que forman parte de varios órdenes jurisdiccionales, como veremos a continuación.

Sobre la base de esta diferenciación, podemos agrupar los distintos Juzgados y Tribunales en el organigrama siguiente:

I.  CIVIL 

II.  PENAL

III. CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

IV.  SOCIAL

Los órganos jurisdiccionales descritos están servidos por varios profesionales, a quienes la Ley asigna diferentes funciones, estando al frente de cada uno de ellos un juez a quien la ley atribuye la función de decidir los asuntos, y que están sometidos y les ampara los principios constitucionales de independencia, inamovilidad, responsabilidad y sometimiento a la ley (artículo 117 de la Constitución española).

El gobierno del Poder judicial

El órgano de gobierno de los Juzgados y Tribunales, así como el competente sobre el nombramiento, selección y en general todo lo relativo al estatuto orgánico de jueces y magistrados, es el Consejo General del Poder Judicial (artículo 122 de la Constitución española), que está presidido por el presidente del Tribunal Supremo y compuesto por veinte vocales, doce de ellos elegidos por las Cortes Generales entre los candidatos que previamente hayan sido propuestos por las distintas asociaciones judiciales (sistema introducido por la Ley Orgánica de 28 de Junio de 2001), cuatro elegidos a propuesta del Congreso de los Diputados y otros cuatro a propuesta del Senado, por mayoría de 3/5 entre abogados y otros juristas de reconocida competencia, con mas de 15 años de ejercicio de la profesión.

Básicamente, el Consejo General del Poder Judicial tiene funciones en exclusiva sobre la selección, nombramiento, formación y perfeccionamiento, provisión de destinos, ascensos, situaciones administrativas y régimen disciplinario de Jueces y Magistrados, así como el ejercicio de la función inspectora de juzgados y tribunales.

III. LOS SECRETARIOS JUDICIALES Y CUERPOS DE FUNCIONARIOS AL SERVICIO DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA. LOS CUERPOS AUXILIARES Y EL MINISTERIO FISCAL

La unidad que configura cada Juzgado, o en su caso Sección o Sala de las Audiencias Provinciales o Nacionales, Tribunales Superiores de Justicia o Supremos se denomina Oficina Judicial, que desarrollaré en el siguiente epígrafe, configurando la misma además de sus titulares, Jueces y Magistrados, otras personas encargadas de que la Oficina judicial funcione correctamente:

1º. Los Secretarios judiciales, que constituyen un Cuerpo Superior Jurídico, único, de carácter nacional, al servicio de la Administración de Justicia, y que ejercen sus funciones con el carácter de autoridad (Libro V, artículos 440 y siguientes de la LOPJ).Dependen orgánicamente del Ministerio de Justicia, sin perjuicio de su deber de colaboración con las comunidades autónomas con competencias asumidas, para la efectividad de las funciones en materia de medios personales y materiales, dando cumplimiento a tal efecto de las instrucciones que reciban de sus superiores jerárquicos (artículo 452.3 LOPJ).

Sus funciones básicas son las siguientes:

Como indica la Exposición de Motivos de la LO 19/2003, modificadora de la LOPJ, en su apartado VII, “la figura del Secretario Judicial, se convierte en una de las claves de la actual reforma .... potenciando así sus capacidades profesionales”, como veremos posteriormente al hablar de la Oficina judicial.

En cada Juzgado, Sección o Sala de un Tribunal se encuentra al frente de la Oficina judicial un Secretario Judicial, siendo éste uno de los aspectos que viene a modificar la LO 19/2003, estableciendo la posibilidad de que un mismo Secretario judicial, y por motivos de racionalización del servicio, pueda actuar en más de una de estas unidades, posibilidad que viene acompañado del planteamiento de los Servicios Comunes procesales con labores de gestión y apoyo en actuaciones derivadas de las leyes procesales, lo que supone una descarga en las funciones de este Cuerpo y la compatibilidad descrita (artículos 437.3 y 438 y concordantes de la LOPJ).

2º. El personal administrativo de la Oficina judicial, constituido hasta ahora por Oficiales, auxiliares y agentes, que en la actualidad, y tras la reforma de la LO 19/2003 (artículos 470 y siguientes) pasan a denominarse de la siguientes manera, modificándose asimismo las funciones desarrolladas hasta entonces:

2.1. Cuerpo de Gestión procesal y administrativa: son los responsables de colaborar en la actividad procesal de carácter superior, gestionando la tramitación de los asuntos y otras que se les encomienden de la misma naturaleza (registro y clasificación de la correspondencia, formación de autos y expedientes, practicar y firmar comparecencias, entre otras).

2.2. Cuerpo de Tramitación procesal y administrativa: realización de actividades materiales de apoyo a la gestión procesal (tramitación de los procedimientos, registro y clasificación de la correspondencia, confección de las cédulas, y otras).

2.3. Cuerpo de Auxilio judicial: realización de cuantas tareas tengan carácter de auxilio a la actividad de los órganos judiciales ( práctica de las notificaciones, citaciones, emplazamientos y requerimientos, ejecución de embargos, lanzamientos, funciones de archivo de autos y expedientes judiciales, etc.).

Son cuerpos nacionales, dependientes del Ministerio de Justicia o Comunidad autónoma con competencias asumidas en todas las materias relativas a su estatuto y régimen jurídico (artículo 471 LOPJ: selección, formación inicial y continuada, provisión de destinos, ascensos, situaciones administrativas, jornada laboral, horario de trabajo y régimen disciplinario).

3. Cuerpos auxiliares: La Policía Judicial y los Médicos forenses. La Policía Judicial se configura como una institución dependiente del Poder Judicial (artículo 126 de la Constitución Española), con una regulación normativa propia (LO de 13 de marzo de 1986, de Fuerzas y Cuerpos de seguridad del Estado), en la que se prevén unidades específicas de policía judicial, encargados de investigar en el ámbito penal de cualquier actuación concreta. Dependen orgánicamente del Ministerio del Interior.

Los Médicos forenses constituyen un cuerpo titulado superior al servicio de la Administración de Justicia, siendo sus funciones las de asistir técnicamente a Jueces y Magistrados, fiscales y encargados del Registro Civil, en las materias de su disciplina profesional, tanto en el campo de la patología forense como en la asistencia o vigilancia facultativa de detenidos, lesionados o enfermos que se hallen bajo la jurisdicción de aquéllos; también el emitir informes y dictámenes en el marco de los procesos judiciales en que intervengan, realizar el control periódico de los lesionados y valorar los daños corporales que correspondan.

Están destinados en un Instituto de Medicina Legal o en el Instituto Nacional de Toxicología y Ciencias Forenses, pudiendo ser excepcionalmente adscritos a órganos jurisdiccionales, fiscalías u oficinas del Registro Civil.

4. El Ministerio Fiscal. Es un órgano que tiene asignado constitucionalmente una diversidad de funciones, recogidas en el artículo 124 de la Constitución española, teniendo por misión la de “promover la acción de la justicia en defensa de la legalidad, de los derechos de los ciudadanos y del interés público tutelado por la ley, de oficio o a petición de los interesados, así como velar por la independencia de los Tribunales y procurar ante éstos las satisfacción del interés social”, bajo los principios de “unidad de actuación y dependencia jerárquica, ... legalidad e imparcialidad”.

Esta función se desarrolla básicamente en el ámbito penal, aunque también intervienen en asuntos civiles (estado civil), pudiendo practicar cuantas diligencias de investigación consideren oportunas para el esclarecimiento del delito. Es pues el Ministerio Fiscal un órgano que representa los intereses de la sociedad, y que estando integrado en el Poder Judicial, no forma parte del mismo, dependiendo del Ministerio de Justicia. Para el cumplimiento de sus fines se organiza normalmente a través de fiscalías adscritas a los diversos órganos jurisdiccionales, creándose fiscalías especializadas para la persecución de determinados delitos, como para la prevención y reprensión del tráfico ilegal de drogas, y otra para la represión de los delitos económicos relacionados con la corrupción.

Es aquí donde con mayor contundencia se ha centrado la reforma de la Ley Orgánica del Poder Judicial por la Ley del mismo orden 19/2003, dado que el modelo de oficina judicial que ha predominado en nuestro país es heredera de la estructura organizativa existente a mediados del siglo XIX, y en consecuencia, muy alejada de las modernas técnicas de distribución del trabajo que tratan de obtener el máximo rendimiento de los recursos judiciales disponibles, sentando la reforma las bases para la configuración futura de la Oficina judicial (Exposición de Motivos apartado VI):

1º. La evolución de las formas de trabajo desempeñado en las oficinas judiciales, que exige unas nuevas estructuras con un mayor y mejor diseño organizativo, imprescindible por la incorporación de las nuevas tecnologías y con el objetivo de prestar una mejor atención al ciudadano.

2º. Las continuas transferencias que en medios materiales y personales se han producido del Estado a las Comunidades Autónomas, que exige una cuidadosa selección de las competencias entre dichas administraciones.

3º. La necesidad de racionalizar los medios humanos disponibles por la Administración de Justicia, intentando con el nuevo modelo flexibilizar la Oficina judicial de modo que se adapte a cualquier tipo de necesidades de la misma, garantizando en cualquier caso la independencia del poder al que sirve.

La Oficina judicial viene regulada en el Libro V de la LOPJ, estando definida en el artículo 435 de la LOPJ, como “la organización de carácter instrumental que sirve de soporte y apoyo a la actividad jurisdiccional de jueces y tribunales”.La estructura básica de la misma, “que será homogénea en todo el territorio nacional ... estará basada en los principios de jerarquía, división de funciones y coordinación”, funcionando con criterios de “agilidad, eficacia, eficiencia, racionalización del trabajo, responsabilidad por la gestión, coordinación y cooperación entre Administraciones”. Los puestos de trabajo de la Oficina judicial solo podrán ser cubiertos por personal de los Cuerpos al servicio de la Administración de Justicia (de gestión procesal, de gestión administrativa y de auxilio judicial).

El artículo 436 de la LOPJ define a la unidad como el elemento organizativo básico de la Oficina judicial, distinguiendo según sus funciones dos tipos de unidades:

1ª. Las Unidades procesales de apoyo directo.

2ª. Los Servicios Comunes procesales.

En Capítulo aparte, pero dentro del mismo Libro V aparecen reguladas las Unidades administrativas, que se verán en el último epígrafe, definiéndolas el artículo 439 como “aquéllas que, sin estar integradas en la Oficina judicial, se constituyen en el ámbito de la organización de la Administración de Justicia para la jefatura, organización y gestión de los recursos humanos de la Oficina judicial sobre los que se tienen competencias, así como sobre los medios informáticos, nuevas tecnologías y demás medios materiales”. La competencia para su creación y gestión corresponde al Ministerio de Justicia y a las Comunidades autónomas que tengan competencias asumidas en la materia.

1. La Unidad procesal de apoyo directo

Se entiende por Unidad procesal de apoyo directo (UPAD) “aquella unidad de la Oficina judicial que directamente asiste a jueces y magistrados en el ejercicio de las funciones que le son propias, realizando las actuaciones necesarias para el exacto y eficaz cumplimiento de cuantas resoluciones dicten”, indicando a continuación que existirán tantas como juzgados, o en su caso, salas o secciones de tribunales, integrando junto a sus titulares el respectivo órgano judicial. La competencia para el diseño y dotación del personal necesario para estas unidades se realizará por el Ministerio de Justicia, previo informe del Consejo General del Poder judicial y de las Comunidades Autónomas (artículo 437 LOPJ).

Se busca con el nuevo diseño del Juzgado-tipo, que los Jueces y Magistrados, por un lado, se encarguen única y exclusivamente de la tarea que le es constitucionalmente propia: juzgar y hacer ejecutar lo juzgado, sin que distraiga dicha función la realización o dedicación de su tiempo a tareas accesorias, que serán prestadas por los Servicios Comunes procesales dirigidos por los Secretarios judiciales o las correspondientes Unidades Administrativas, gestionadas por las Comunidades Autónomas, como veremos. Pero la reforma va mas allá, atribuyendo a los Secretarios Judiciales funciones plenamente procesales (que se habrán de plasmar tras las correspondientes reformas legales), en el ámbito de la ejecución, jurisdicción voluntaria, conciliaciones y cualesquiera otras que expresamente se prevean (que vendrían a constituir cada uno de los distintos Servicios Comunes Procesales contemplados en la reforma de la LOPJ, y particularmente el de Ordenación del procedimiento).

Se viene a diseñar así la UPAD con una plantilla funcionarial mínima e imprescindible para auxiliar y apoyar al Juez o Magistrado, dado que muchos de los trámites procedimentales que hasta ahora eran competencia de éstos, serán asumidos más adelante por los Secretarios judiciales, quienes los llevarán a cabo desde los Servicios Comunes procesales, como se ha apuntado anteriormente.

Sin ánimo exhaustivo, se perfila en la propuesta de nuevo diseño de la Oficina judicial, la dotación básica en un Juzgado de Primera Instancia exclusivo, que sería la siguiente:

2. Los Servicios Comunes Procesales

El Servicio Común Procesal (SCP) viene definido en el artículo 438 de la LOPJ, como “toda aquella unidad de la Oficina judicial que, sin estar integrada en un órgano judicial concreto, asume labores centralizadas de gestión y apoyo en actuaciones derivadas de la aplicación de las leyes procesales”, prestando su apoyo a todos o algunos de los órganos judiciales de su ámbito territorial, con independencia del orden jurisdiccional al que pertenezcan y la extensión de su jurisdicción”.

Los SCP podrán prestar sus funciones tanto a los órganos unipersonales como a los colegiados, mientras que en otros casos se requerirá la constitución de SCP específicos, pudiendo tener distintos ámbitos territoriales: locales, provinciales o de toda la Comunidad Autónoma, bajo los principios en cualquier caso de concentración y proximidad, lo que supone ubicarlos de manera lo más cercana posible a la UPAD a la que sirven. En caso de que no sea viable por la distribución y ubicación física de las sedes judiciales, se podrán crear Secciones de los SCP.

En el mismo precepto se establece que la competencia para su diseño, creación y organización en los respectivos territorios, viene atribuida al Ministerio de Justicia o a las Comunidades Autónomas con competencia en la materia, siendo los básicos los descritos anteriormente de ejecución de resoluciones judiciales, registro y reparto, actos de comunicación, auxilio judicial y jurisdicción voluntaria, teniendo competencia para la creación de otros diferentes, además de estas instituciones, las Salas de Gobierno y las Juntas de Jueces. La creación del Servicio Común de Ordenación del Procedimiento (donde recaerá básicamente toda la actividad procesal accesoria atribuida a los Secretarios Judiciales), queda condicionada al informe previo y favorable del Consejo General del Poder Judicial.

Antecedentes de los Servicios Comunes

Derivado del nuevo concepto de la relación entre la Administración pública y el ciudadano, instaurado por la Constitución Española, por los importantes cambios experimentados en la sociedad española, se regula en el artículo 105 el acceso del ciudadano a los archivos y registros administrativos y la audiencia del interesado en los procedimientos administrativos, trasladándose este principio general al ámbito de la Administración de Justicia, en los artículos 234 y 235 de la LOPJ de 1985, estableciendo el derecho de acceso de los interesados a los libros, archivos y registros judiciales que no tengan carácter reservado, así como el de obtener cualquier información sobre el estado de las actuaciones judiciales no declaradas secretas conforme a la ley.

Aparece en el artículo 272 de la LOPJ, en su nueva redacción dada por la Ley Orgánica 16/1994, de 8 de Noviembre, el concepto de Servicio Común como aquel que puede establecerse en “aquellas poblaciones en que existieren varios Juzgados y el conjunto de la actividad judicial lo justifique... que serán dependientes de los Decanatos y de los Presidentes de los Tribunales y Audiencias Provinciales... para la mejor gestión de los órganos judiciales y la atención al ciudadano”.

Posteriormente, el Reglamento 1/2000, de 26 de julio, de los Órganos de Gobierno de los Tribunales, regula en su artículo 91 la posibilidad de adoptar medidas de organización y distribución de los Servicios, dejando abierta la puerta, tras enumerar algunos de los que pueden o deben constituirse, a “cualquier otra –oficina- que resulte necesaria o conveniente para el mejor servicio”.

En aplicación de estas normas, se fueron creando distintas Oficinas y Servicios Comunes, unas de las veces en cumplimiento de la disposición legal oportuna, y otras por la posibilidad dejada abierta por el artículo mencionado anteriormente, asumiendo con el transcurso del tiempo parte de los Servicios Comunes procesales que están actualmente previstos en la LOPJ, así como la gestión directa de algunas de las actividades auxiliares o de apoyo a Juzgados y Tribunales, que se configuran tras la reforma como Unidades Administrativas, que se vendrán a prestar desde entonces por el Ministerio de Justicia o las Comunidades Autónomas con competencia en la materia, previa su diseño y creación.

V. LOS SERVICIOS COMUNES PROCESALES TRAS LA LEY ORGÁNICA 19/2003

Dentro de este epígrafe, se intentará hacer una exposición comparativa de la previsión de los Servicios Comunes Procesales (SCP), tras la reforma de la LOPJ por LO 19/2003, y el cambio de gestión en su caso que supondrá desde los órganos judiciales que en la actualidad los gestionan (principalmente los Decanatos de los Juzgados exentos de jurisdicción), sin perder de vista que la dirección de todos ellos la llevará desde la reforma el Secretario Judicial, constituyéndose así en la clave principal de la misma, tomando como referencia tanto el cambio legal como la propuesta sobre nuevo diseño de la Oficina judicial.

Los Juzgados Decanos, que tradicionalmente han sido los gestores y directores de los Servicios Comunes, y sus titulares, los Jueces Decanos quedan, tras la reforma de la LOPJ por la LO 19/2003, prácticamente vacíos de contenido respecto a las competencias que tenían con anterioridad a la reforma, principalmente por la asunción de los SCP y otras Oficinas y Servicios Comunes de otra índole, a los Secretarios Judiciales o al Cuerpo de Gestión Procesal y Administrativa, respecto de las correspondientes Unidades Administrativas, teniendo los Jueces Decanos a partir de la norma citada, las siguientes funciones (artículo 168, 169 y concordantes de la LOPJ):

La Ley Orgánica 5/1995, de 22 de Mayo, del Tribunal del Jurado, atribuye también a los Jueces Decanos el conocimiento y resolución de las reclamaciones de los ciudadanos e interesados frente a su inclusión en las listas para formar parte del Jurado, por lo que con carácter bianual se pone en marcha dentro del Decanato una Oficina especial para formar y tramitar los correspondientes expedientes con las solicitudes de exclusión de las listas para formar parte del Jurado, y que pueden basarse en no cumplir los requisitos previos, incurrir en incapacidad, incompatibilidad o excusa. El plazo para la presentación de escritos y resolución posterior es muy corto, dentro del plazo del mes de Noviembre del año correspondiente.

1. El Servicio Común de Registro y Reparto

Desde este Servicio se organizará todo el registro y reparto de demandas,

escritos, denuncias, atestados, querellas, etc. Se podrá dividir en secciones distintas para cada uno de los órdenes jurisdiccionales, así como existir una sección o equipo encargado de la recepción y sellado de escritos, tanto de los presentados por los particulares como por los profesionales.

Se prevé en este Servicio la existencia de una Sección correspondiente para el registro, clasificación y distribución de la correspondencia con destino a otro SCP o a las UPAD, contando para esta y la anterior actividad con los medios y programas informáticos más avanzados.

Nada más se especifica por la LOPJ respecto a este SCP, a falta de desarrollo reglamentario y de las correspondientes leyes procesales. Sin embargo, las funciones iniciales atribuidas a este SCP vienen siendo desarrolladas por los Decanatos de los Juzgados, en virtud de lo establecido en el artículo 272.3 de la LOPJ citado anteriormente al hablar de los antecedentes de los Servicios Comunes Procesales, en su anterior redacción, y del artículo 91 del Reglamento de Aspectos Accesorios de Actuaciones Judiciales, donde se atribuye a los Jueces Decanos la propuesta a los órganos competentes (en este caso al Consejo General del Poder Judicial), la creación de las siguientes oficinas:

a)  Registro General y Reparto de asuntos y demandas.

b)  Registro General para la presentación de escritos o documentos dirigidos a órganos jurisdiccionales y registro de salida de documentos.

Por otro lado, la previsión de creación dentro de este SCP de una Sección destinada a la clasificación, registro y distribución de la correspondencia con destino a otro SCP o UPAD, viene funcionando asimismo como Servicio independiente pero íntimamente relacionado con el de Registro General de presentación y reparto de escritos y demandas, en los Decanatos de los Juzgados.

1.1. El Registro Único de Entrada.

La finalidad del Servicio inicialmente constituido en los Decanatos vino a ser el de facilitar la presentación de todos los documentos que vengan dirigidos a cualquier órgano judicial cuya sede esté en la misma localidad que el Juzgado Decano (e incluso de otros partidos judiciales, como veremos), en un único órgano judicial, lo que facilita y simplifica la labor de los Procuradores, Abogados y demás profesionales, y de los propios funcionarios judiciales, evitando las interrupciones constantes para la recepción de los escritos y demandas.

Las funciones desarrolladas actualmente por los Registros Únicos de Entrada, y en particular por el gestionado por el Decanato de los Juzgados de Valencia, es el siguiente:

1.2. El Registro de Entrada y Salida de Documentos y Correspondencia

Se crea esta Oficina en el Decanato de los Juzgados de Valencia, con la finalidad de conseguir un servicio más eficaz y lograr una mayor calidad en la entrega y distribución de los documentos y correspondencia, principalmente desde el traslado de todos los órganos judiciales de la capital valenciana (salvo el Tribunal Superior de Justicia), a la nueva sede de la Ciudad de la Justicia, evitando así el movimiento continuo del Juzgado para el personal encargado de dicha función, siendo su funcionamiento el siguiente:

2. El Servicio Común de Actos de Comunicación

Este Servicio tendrá por objeto la práctica de los actos de comunicación a los profesionales, a las partes, peritos, testigos y otros intervinientes, ya se realicen dentro o fuera de la propia Oficina judicial, comprendiendo asimismo las diligencias correspondientes a embargos, lanzamientos, remociones de depósito, etc.

El Consejo General del Poder Judicial elaboró un Protocolo de funcionamiento de los Servicios de Actos de Comunicación y Ejecución tras su implantación a través de lo dispuesto en el artículo 272.1 de la LOPJ, aprobado por el Pleno del CGPJ el día 9 de Mayo de 2001, adscrito orgánicamente a los Decanatos de los Juzgados, para la realización de los actos de comunicación y ejecución que les encomienden los órganos judiciales, consistentes en:

1)  Actos de comunicación (notificaciones, citaciones, emplazamientos y requerimientos) y ejecución (embargos, lanzamientos, posesiones y remociones) que deban practicarse fuera de la sede judicial.

2)  La tramitación de exhortos (auxilio judicial), que según las normas de reparto, no correspondiesen a los órganos judiciales del partido judicial del Decanato.

3. El Servicio Común de Estadística Judicial

Este SCP supone una innovación introducida por la reforma de la LO 19/2003, con la finalidad de recoger del Servicio de Registro y Reparto todos aquellos datos de entrada de asuntos, del Servicio Común de Ordenación del Procedimiento (introducido asimismo por la reforma), y de los restantes SCP, para la elaboración posterior de la correspondiente estadística judicial referida a la actividad y carga de trabajo de todos los órganos, servicios y oficinas judiciales, así como sobre las características estadísticas de los asuntos sometidos a su conocimiento.

4. El Servicio Común de Ordenación del Procedimiento

Este Servicio será el más complejo en su puesta en funcionamiento, ya que asumirá la tramitación de los procedimientos en todos aquellos aspectos en que no resulte imprescindible la intervención del juez, quedando bajo la competencia de los Secretarios Judiciales destinados en estos Servicios, lo que obligará a la modificación de las correspondientes Leyes procesales, y sin cuyo funcionamiento hará muy difícil la implantación de la Oficina Judicial en su nueva configuración dada por la LO 19/2003. A modo indicativo, en la Propuesta sobre nuevo diseño de la Oficina judicial, se propone la siguiente división en su estructura:

5. Servicio Común de Auxilio Judicial

Este SCP llevará a cabo todas las actividades relacionadas con las peticiones de auxilio judicial (sustrayéndolas del actual Servicio de Actos de Comunicación y Ejecución), tanto nacional como internacional (Reglamento 1348/2000, del Consejo de la Unión Europea, por el que se atribuye a los Secretarios Judiciales como receptores para la notificación y traslado en los Estados miembros de la Unión Europea de documentos judiciales y extrajudiciales en materia civil y mercantil).

6. El Servicio Común de Jurisdicción Voluntaria

De lo dispuesto en el artículo 456.3 b) de la LOPJ, por el que se atribuye la tramitación y resolución de los Expedientes de jurisdicción voluntaria a los Secretarios Judiciales, surge la necesidad de crear este SCP.

Según la Ley, se consideran actos de jurisdicción voluntaria todos aquellos en que sea necesaria o se solicite la intervención de los jueces sin estar empeñada ni promoverse cuestión alguna entre partes conocidas y determinadas, contraponiéndose así a la jurisdicción contenciosa, caracterizada por la existencia de un litigio que es precisamente el que el juez está llamado a resolver aplicando la ley al caso concreto. En el caso de la jurisdicción voluntaria, la función de los jueces es puramente administrativa, limitándose a verificar o constatar sin trascendencia jurisdiccional la legalidad de ciertos actos jurídicos, bien para crear o modificar relaciones jurídicos o constituir estados jurídicos nuevos.

Por estas características de la jurisdicción voluntaria, se aprecia hoy en día una tendencia muy acusada (entre otros autores Fernández de Buján) a favor de la desjudicialización de muchos actos de jurisdicción voluntaria, que están atribuidos a los tribunales, con el fin de descargare así del excesivo trabajo que sobre ellos recae, lo que justifica la atribución a los Secretarios Judiciales por la LOPJ del conocimiento de determinados actos de jurisdicción voluntaria, siempre que la naturaleza del acto lo consienta. La futura Ley de Jurisdicción Voluntaria determinará la competencia del conocimiento de actos concretos entre ambas instituciones.

7. El Servicio Común de Actos de Conciliación

Derivado de la atribución al Secretario Judicial por el apartado 3. c) del artículo 456 de la LOPJ, este SCP tramitará tanto los actos de conciliación previa al proceso civil, como los actos de conciliación en el orden jurisdiccional social, proponiendo la división del Servicio en estas dos Secciones.

La organización de la Sección social deberá posibilitar la debida conexión con la UPAD de cada uno de los Juzgados de lo Social, dado que el acto previo conciliatorio sigue sin solución de continuidad al acto del juicio, sin obligar por tanto a una doble comparecencia a las partes del proceso, de modo que esté organizada en el mismo día en primer lugar la conciliación en el SCP y a continuación, de no lograrse ésta, la celebración del juicio en la UPAD del Juzgado de lo Social correspondiente, por lo que la Sección Social de este Servicio deberá situarse en las sedes judiciales en el lugar más cercano posible a estas unidades.

8. El Servicio Común de Caja Judicial

En el proyecto de Oficina judicial elaborado por el Ministerio de Justicia se configura este SCP con el objetivo de gestionar, a través de los Secretarios Judiciales, como directores del Servicio, y para todas las Oficinas judiciales, el depósito en las entidades que se determinen de cuantas cantidades y valores, consignaciones y fianzas se produzcan, así como la expedición de los correspondientes libramientos y mandamientos de pago.

Esta asignación deriva de la función atribuida en exclusiva al
Secretario Judicial en la LOPJ de las funciones descritas (artículo 459), planteándose en este SCP la conveniencia de su creación, o de continuar como hasta la actualidad, en la UPAD, bajo la gestión directa del Secretario de dicha Unidad. Sin embargo podemos encontrar un antecedente parcial en el funcionamiento de este SCP en el gestionado por el Decanato de los Juzgados de Valencia, desde la aparición del Real Decreto 34/1988, regulador de los pagos, depósitos y consignaciones judiciales, así como desde la reforma del artículo 56 del Estatuto de los Trabajadores, referido al despido improcedente de los trabajadores, por la Ley 11/1994, de 19 de Mayo, el Real Decreto Ley 5/2002, de 24 de Mayo, y principalmente por la efectuada sobre el mismo precepto por la Ley 45/2002, de 12 de Diciembre.

El Real Decreto 34/1988, en su artículo 6º dispuso que el ingreso de cantidades con destino a órdenes jurisdiccionales distintos al penal, cuando se desconozca el Juzgado en concreto donde deba ingresarse, se efectuará en la Cuenta de Consignaciones del Juzgado Decano correspondiente, disponiendo a partir de entonces tres cuentas diferentes:

9. El Servicio Común de Oficina del Jurado

Su finalidad estriba en la necesidad de atender todas las tareas relacionadas con el Tribunal del Jurado, en todos aquellos partidos judiciales en los que

lo exija la carga de trabajo de causas con competencia del Jurado, funciones que actualmente lleva a cabo la Sección correspondiente al Presidente de la Audiencia Provincial.

10. El Servicio Común de Ejecución

Derivado asimismo de lo dispuesto en el artículo 456, en su apartado 1, 2 y 3 a), se atribuye a los Secretarios el impulso del proceso en los términos establecidos en las leyes procesales, dictando las resoluciones necesarias para la tramitación del proceso, salvo aquéllas que las leyes procesales reserven a jueces o tribunales, y expresamente la ejecución, salvo aquellas competencias que exceptúen las leyes procesales por estar reservadas a jueces y magistrados.

No cabe duda que este, junto al de Ordenación del Procedimiento, es el SCP más complejo por la precisión y deslinde de funciones que se deberá efectuar tras las reformas procesales oportunas, pero que constituidos como Juzgados especializados vienen funcionando en determinadas capitales de provincia en el ámbito penal y social.

Se prevé la creación de distintas Secciones, dentro del mismo Servicio:

11. El Servicio Común de Depósito y Archivo Judicial

Dos de las funciones que vienen atribuidas a los Secretarios Judiciales son la relativa a la responsabilidad sobre el depósito de los bienes y objetos afectos a los expedientes judiciales, así como del de las piezas de convicción en las causas penales (artículo 459.1 LOPJ). También se les atribuye respecto del Archivo Judicial de Gestión, donde se conservan aquellos autos y expedientes cuya tramitación no esté finalizada (artículo 458.1 y 2 LOPJ).

1)  Sección de Depósito de Piezas de Convicción. Sobre esta base y por lo dispuesto en el Real Decreto 2783/1976, de 15 de Octubre, y Orden Ministerial del Ministerio de Justicia de 14 de Julio de 1983, se crean los Depósitos Judiciales en Madrid y Barcelona, y en Bilbao, Sevilla, Valencia y Zaragoza, respectivamente, incluyendo las normas de funcionamiento de dichos Servicios, bajo la dirección de los Jueces Decanos, que tras la previsión de la LOPJ pasará a desempeñarse por los Secretarios Judiciales.

El funcionamiento actual del Servicio es el siguiente:

Previsiblemente, y atendiendo a las normas reguladoras del Servicio, la configuración futura del mismo será prácticamente convergente con su funcionamiento actual.

2)  Sección de Archivo Judicial. Este Servicio se encuentra regulado

actualmente por el Real Decreto 937/2003, de 18 de Julio, creándose en los Decanatos de los Juzgados desde su puesta en funcionamiento, en concreto en el de Valencia desde el año 1990, y con ámbito provincial desde el año 2000.

Esta Sección se encargará del archivo de aquellos expedientes judiciales cuya tramitación haya finalizado provisional o definitivamente, y así conste en el correspondiente soporte informático. Las normas contenidas en el RD 937/2003, básicamente son las siguientes:

Desde su puesta en funcionamiento en los Decanatos de los Juzgados, se han ido elaborando normas de funcionamiento interno del Servicio, conforme a las técnicas archivísticas adaptadas a las características propias de los Juzgados, pero limitado a la gestión del archivo y préstamo de los Expedientes judiciales, ya que la operativa del Expurgo, que hubiera agilizado y facilitado la clasificación y destino de la documentación, era prácticamente inútil, ya que la normativa vigente databa del año 1911, y viniendo el Real Decreto 937/2003, a constituir la regulación unitaria y conjunta de esta materia, adecuándola a la realidad social y jurídica actual, consiguiendo un equilibrio entre la tradicional técnica archivística y el desarrollo creciente de las nuevas tecnologías.

En esta línea se establece como prioritario e imprescindible para la correcta aplicación de la norma, que los Archivos judiciales sean gestionados mediante programas y aplicaciones informáticas, compatibles con los ya existentes en Juzgados y Tribunales, adaptados a las funciones y cometidos de cada uno, programas y aplicaciones que serán aprobados por el Consejo General del Poder Judicial a propuesta del Ministerio de Justicia o de las Comunidades autónomas con competencia en la materia.

12. El Servicio Común de Apoyo al Ministerio Fiscal

Respondiendo a una demanda colectiva del Ministerio Fiscal, y con el objetivo de poner los medios materiales y personales a disposición del mismo para la realización de determinados actos de comunicación con el justiciable, se propone la creación de este SCP, a fin de que la Fiscalía pueda servirse de los Servicios Comunes Procesales y en particular del de Actos de Comunicación y Auxilio Judicial, así como del Depósito, en los supuestos en que el atestado vaya acompañado de los efectos del delito.

VI. LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Dentro del mismo Libro V de la LOPJ, se regula en el artículo 439 la Unidad Administrativa, definiéndola como “aquella que sin estar integrada en la Oficina judicial, se constituye en el ámbito de la organización de la Administración de Justicia para la jefatura, ordenación y gestión de los recursos humanos de la Oficina judicial sobre los que se tienen competencias, así como sobre los medios informáticos, nuevas tecnologías y demás medios materiales”. La creación y gestión directa de las Unidades Administrativas queda a cargo del Ministerio de Justicia o de las Comunidades Autónomas con competencias transferidas.

Quedan por tanto configuradas para la prestación de servicios auxiliares a la Justicia, en todas aquellas materias que queden fuera de la ordenación procesal, con la particularidad que los puestos de trabajo de estas Unidades podrán ser cubiertos por personal de los Cuerpos de funcionarios al servicio de la Administración de Justicia, de la Administración del Estado y de las Comunidades Autónomas que reúnan los requisitos y condiciones establecidas en un futuro.

A modo de ejemplo, en la Propuesta de diseño de la Oficina Judicial, el Ministerio de Justicia plantea las siguientes Unidades Administrativas:

o  Unidad de Atención al Ciudadano, de forma que el usuario de la justicia encuentre en un único punto la información suficiente y necesaria sobre el procedimiento judicial de su interés, evitando trasiegos por los Juzgados y la interrupción del trabajo de los funcionarios.

Habrá que ver como queda configurado el actual Servicio de Información y Atención al Ciudadano, atribuido a los Decanatos de los Juzgados, Audiencias Provinciales y Tribunales Superiores de Justicia, regulado por el CGPJ por el Reglamento de 1998 y la Instrucción de 1999, dado que la obtención de determinado tipo de información, aquella particular, y el conocimiento y resolución de las quejas queda atribuido a los titulares de los órganos judiciales descritos.

o  Unidad de Asistencia al Juez Decano y Presidente de la Audiencia, cuya función será atender las necesidades organizativas y gubernativas de estas autoridades.

o  Unidad de Gestión de la Oficina del Jurado, consistiendo su cometido en la organización, gestión y coordinación de todas las cuestiones relativas a la constitución y funcionamiento del Jurado en aspectos ajenos a los estrictamente procesales.

o  Unidad de Gestión y Administración de Personal, encargado de la gestión operativa de las resoluciones o acuerdos de regulación de condiciones de trabajo, la coordinación con las Administraciones competentes en materia de nóminas y personal, provisión de sus situaciones e incidencias (bajas, licencias, permisos, nombramientos de interinos ...), control de horario, salud e higiene y absentismo laboral.

o  Unidad de Medios Económicos y Materiales, con funciones de dotar a las UPAD o SCP de los medios materiales necesarios para su correcto funcionamiento: material de oficina, inventario, obras, mantenimiento, vigilancia y seguridad.

o  Unidad de Orientación Jurídica, destinada a solventar las dudas esenciales de los ciudadanos desde el punto de vista jurídico y la organización y coordinación en materia de asistencia jurídica gratuita.

o  Unidad de Peritos, que estarán a disposición de las distintas Oficinas Judiciales para el auxilio de estas en las materias propias de la pericia específica que se requiera (actualmente está adscrita la Oficina de Peritos al Decanato de los Juzgados, para la realización de los informes correspondientes acordados de oficio por los Juzgados de Instrucción y Penales).

o  Unidad de Intérpretes, que estará integrada por una dotación suficiente de intérpretes para el auxilio inmediato de las Oficinas judiciales, incluso en horario que cubra las guardias o actuaciones de los Juzgados que superen el horario normal de trabajo de la Oficina judicial.

o  Unidad de Gestión de Sala de Vistas, destinada a cubrir por completo todas las necesidades materiales que cualquier órgano judicial tenga de uso de una Sala de Vistas, incluyendo la del perfecto funcionamiento, en su caso, de los medios mecánicos de grabación y reproducción de la imagen y el sonido.

o  Unidad de Medios Audiovisuales, en complemento y estrecha colaboración con la anterior, estará destinada a dotar a los órganos judiciales de las distintas modalidades de sistemas y soportes necesarios para la correcta tramitación de las causas y celebración de vistas, así como facilitar el acceso al contenido de documentos que no estén en soporte papel cuando el órgano judicial carezca del sistema de reproducción necesario. En esta misma Unidad administrativa debería integrarse la facilitación de medios para el uso de la videoconferencia.

o  Unidad de Informática, encargada de solucionar cualquier tipo de deficiencia que se pudiera producir en las aplicaciones existentes en las Oficinas judiciales, así como de su acomodación a las exigencias que en cada caso y momento se estimen necesarias: cambio de formularios, introducción de sistemas nuevos, etc.

o  Unidad de Reprografía, se ocupará de la realización de fotocopias o xerocopias en aquellos casos en que por su volumen o características especiales no puedan ser realizadas directamente en la correspondiente Oficina judicial.

o  Unidad de Coordinación con Instituciones Penitenciarias y Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, para el traslado y conducción de presos y detenidos desde el exterior a la Sede judicial, y dentro de la propia sede, de forma que se eviten tiempos muertos y se incremente al máximo la seguridad.

o  Unidad de Atención Psicosocial, en la que podrán integrarse, entre otros, los psicólogos y trabajadores sociales necesarios para la asistencia a los usuarios de la Justicia en los procesos de familia, seguimiento para el cumplimiento de pendas alternativas a la prisión, etc.

o  Unidad de Atención y Ayuda a las Víctimas, con el objetivo de mantener y mejorar en ella la estructura y funciones de las actuales Oficinas de Ayuda a las Víctimas, reguladas por la Ley 35/1995, y al mismo tiempo se prestará servicio también a otras víctimas no incluidas en tal normativa. Al respecto, el Ministerio de Justicia ha organizado un equipo de trabajo especial que se ocupará del desarrollo de estas Oficinas o Unidades.

TEXTOS CONSULTADOS